Privacyverklaring BC4U Groupware en OnsTeamPortaal®


Als aanbieder van OnsTeamPortaal® en het online leerplatform Groeien in Samensturing gaat BC4U Groupware vanzelfsprekend op een een zorgvuldige manier om met ieders persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens verstaan we: alle informatie die herleid kan worden tot jou als individu. Denk hierbij met name aan je naam, mailadres en je telefoonnummer.

In deze verklaring leggen we uit BC4U Groupware doet aan de bescherming van jouw privacy. We beschrijven hoe wij jouw persoonsgegevens beveiligen, voor welke doeleinden wij jouw persoongegevens verwerken en wanneer wij jouw persoonsgegevens delen met derde partijen. Indien nieuwe ontwikkelingen dit noodzakelijk maken zal dit statement worden aangepast.


Het bedrijf BC4U Groupware

BC4U Groupware is de handelsnaam van een besloten vennootschap, gevestigd te Baarn en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57694583. Kortweg spreken we van BC4U.

Heb je na lezing van deze privacy verklaring nog vragen over hoe wij persoonsgegevens verwerken, stuur ons dan een mail: info@onsteamportaal.nl of bel ons: 06-52421115 (Lieke Sluis-Hoogerwerf)


Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

BC4U verwerkt persoonsgegevens (zoals naam, adres, woonplaats, e-mail adres, telefoonnummer, afgenomen diensten, je gebruik van onze diensten, en factuurgegevens op hoofdlijnen) voor de volgende doeleinden:

  • Het kunnen aanmaken van een teamaccount voor je team en een gebruikersaccount voor jezelf in OnsTeamPortaal®, het kunnen werken met OnsTeamPortaal®.
  • Het kunnen helpen bij vragen (door de helpdesk) of het kunnen oplossen van technische problemen (door onze technische support).
  • Het beheer van onze relatie met jou, waaronder begrepen alle activiteiten in verband met de voorbereiding en de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst, zoals nota aanvraag, klachtafhandeling, storingsopheffing en advisering.
  • Het per email kunnen bieden van informatie over onze diensten en activiteiten (nadat je hiervoor toestemming voor hebt gegeven).
  • Het doen van offertes en het sluiten van contracten voor onze dienstverlening, en de communicatie hierover.
  • Ten behoeve van een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder beveiliging van onze website en producten en diensten, het tegengaan van misbruik van onze producten en diensten en de verbetering van dienstverlening.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de verstrekking van jouw gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek aan bevoegde autoriteiten.

Toestemming

Wij verwerken alleen persoonsgegevens na jouw toestemming. Je hebt het recht om de verleende toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaande aan de intrekking.


Relatiebeheer

Wanneer jij je gegevens invult op onze website (het Leerplatform dat je bereikt via het webadres https://www.groeieninsamensturing.nl of via https://www.onsteamportaal.nl), of op andere manier in contact treedt met één van de medewerkers van BC4U, nemen wij de daarbij door jou verstrekte persoonsgegevens op in onze relatiedatabase, om contact met je op te kunnen nemen en informatie te kunnen toesturen. Wij doen alle moeite jouw persoonsgegevens goed te beveiligen, maar de veiligheid van gegevens die via internet verzonden worden kan niet volledig gegarandeerd worden. Onze relatiedatabase is degelijk beveiligd tegen data-lekkenen -inbraken.


Accountgegevens voor OnsTeamPortaal®

Om gebruik te kunnen maken van OnsTeamPortaal®, vraag je een teamaccount aan, of een collega doet dit, en maak je voor jezelf een gebruikersaccount aan. Wij vragen hiervoor de teamnaam, je emailadres en je voor- en achternaam.

Wij verwerken deze accountgegevens alleen in de database van OnsTeamPortaal®, met als enige doel jou in staat te stellen gebruik te maken van OnsTeamPortaal®. Nooit of te nimmer gebruiken we accountgegevens uit de database van OnsTeamPortaal voor relatiebeheer doeleinden.


Gegevens voor de helpdesk

Heb je als gebruiker vragen of is er een probleem in het gebruik van OnsTeamPortaal® ontstaan, dan vragen we je om je probleem aan te melden via de online helpdesk (https://helpdesk.onsteamportaal.nl). Via dit online formulier kan je aangeven hoe de helpdesk contact met je mag opnemen. Persoonsgegevens die je hierbij vermeldt, zoals je telefoonnummer, worden na het oplossen van het probleem door ons weer verwijderd en dus niet bewaard voor andere doeleinden.


Verwerking van je antwoorden in OnsTeamPortaal®

De antwoorden die je in de vragenlijsten van OnsTeamPortaal® invult worden door ons ook opgeslagen in de bijbdehorende database. Het enige doel hiervan is om de antwoorden te kunnen verwerken tot een indviduele uitslag en/of een teamuitslag. De antwoorden worden voor geen ander doel gebruikt, tenzij na jouw nadrukkelijke toestemming. De database van OnsTeamPortaal® is degelijk beveiligd tegen data-lekken.


Verwerkersovereenkomst

Voor het gebruik van OnsTeamPortaal® sluiten we met elke klant een Verwerkersovereenkomst af, aanvullend op de dienstenovereenkomst die we met elke klant afsluiten. Deze Verwerkersovereenkomst beschrijft de rechten en plichten van BC4U als Verwerker en die van de klant als Verwerkersverantwoordelijke.


Subverwerkers

BC4U werkt met leveranciers die als subverwerker optreden. Dit zijn bedrijven met wie BC4U persoonsgegevens deelt of die toegang hebben tot een databse om bovenstaande diensten aan joute kunnen verlenen. Wij kiezen onze partners zorgvuldig en houden hierbij altijd rekening met jouw privacy.

Het betreft voor OnsTeamPortaal®:

  • Marketing Makers: verzorging van technische support, applicatiebeheer en databasebeheer.
  • True: verzorging van cloudservices.

Voor ons relatiebeheer zijn dat:

  •  FlexAssistant: verzorging van relatiebeheer en de nieuwsbrief
  •  Bobmail: verzorging van emailings
  •  Pipedrive: levering van een online relatiebeheer systeem

De inlogpagina van OnsTeamPortaal® is ook bereikbaar via een doorlink vanuit ons leerplatform https://www.groeieninsamensturing.nl. Voor dit separate leerplatform, ook bereikbaar via https://www.onsteamportaal.nl zijn onze partners:

  • Teachers Channel en Teachers in Media: verzorging van technische support, applicatiebeheer en databasebeheer van het leerplatform
  • Wend: de ICT-partner van Teachers Channel en Teachers in Media
  • Amazon: verzorging van cloudservices voor Teachers Channel en Teachers in Media

De inlog van OnsTeamPortaal® is gescheiden van de inlog van het Leerplatform Groeien in Samensturing. Je kunt dus niet via het Leerplatform rechtstreeks inloggen in OnsTeamPortaal.

De hosting van alle domeinnamen en de verzorging van emailverkeer met extensies @onsteamportaal.nl en @groeieninsamensturing.nl is ondergebracht bij: Yourhosting.


Automatisch gegenereerde informatie

In de applicatie van OnsTeamPortaal® maken wij geen gebruik van cookies of pixel tracking. Het Leerplatform Groeien in Samensturing maaktgebruik van cookies. Cookies zijn stukjes informatie die op jouw harde schijf worden opgeslagen met de bedoeling dat jouw internetbrowser deze informatie bij een volgend bezoek heeft onthouden.


Analyse gebruik

Optimalisatie van OnsTeamPortaal® doen wij aan de hand van helpdesk-meldingen en gerapporteerde gebruikerservaringen en klantevaluaties. Wij maken hierbij geen gebruik van cookies of pixel tracking. Om het gebruik van het leerplatform Groeien in Samensturing te optimaliseren verzamelen we gebruikersreviews. Wij maken geen gebruik van cookies of pixel tracking.


Bewaren van persoonsgegevens

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de relatie te onderhouden of om de overeengekomen diensten te kunnen leveren.


Inzage in je gegevens

Door een email te sturen naar info@onsteamportaal.nl kun je jouw gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen. Ter bescherming van jouw privacy zullen wij in dit verband jouw identiteit deugdelijk moeten vaststellen om zeker te zijn dat de gegevens aan de juiste persoon worden verstrekt, of dat de gegevens van de juiste persoon worden gewijzigd dan wel verwijderd.

Wil je jouw persoonsgegevens inzien dan ontvang je zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen de wettelijke termijn een overzicht van jouw persoonsgegevens in onze databases conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.


Wijzigen van je gegevens

Wil je jouw persoonsgegevens in de database van OnsTeamPortaal® wijzigen, en heb je een gebruikersaccount in OnsTeamPortaal®, dan kan je hier zelf voor zorgen of de helpdesk hiervoor inschakelen. Ook kan de portaalbeheerder in jouw team hiervoor zorgen.


Verwijderen van persoonsgegevens

In de volgende gevallen verwijderen wij jouw persoonsgegevens, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen:

  • Wordt het abonnement en de onderliggende overeenkomst beëindigd, zodat je geen gebruik meer maakt van je account(s) in OnsTeamPortaal, dan worden je gegevens direct uit de database van OnsTeamPortaal verwijderd.
  • Heb je een gebruikersaccount, vallend onder een overeenkomst die BC4U met je werkgever heeft afgesloten en ga je uit dienst, dan worden jouw gebruikersaccount en de daaraan gekoppelde persoonsgegevens verwijderd, zodra de gebruikersaccount 1 jaar niet meer gebruikt is.

Verzoek verwijderen persoonsgegevens

Je hebt op ieder moment het recht te verzoeken om per direct alle gegevens te verwijderen. Wil je jouw gegevens uit onze database(s) laten verwijderen dan zetten wij deze procedure zo spoedig mogelijk in werking en stellen jou op de hoogte conform het aan de hand van de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgestelde protocol. Wij informeren je zo spoedig mogelijk, maar altijd binnen de wettelijke termijn na ontvangst van het verzoek, schriftelijk over het protocol. Een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming wordt zo spoedig mogelijk uitgevoerd.


Wijzigingen privacy verklaring

Deze privacy verklaring kan eenzijdig worden gewijzigd. Via de links naar de privacyverklaring de webpagina’s van OnsTeamPortaal® en het Leerplatform Groeien in Samensturing vind je altijd de laatste en geldige versie van de privacy verklaring.


Klachten

Natuurlijk helpen we je graag als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.